Назначение документов

Документы предназначены для хранения основной информации о всех событиях, происходящих на предприятии, и, разумеется, имеющих смысл с точки зрения экономики. При помощи документов отражаются операции но кассе, движения товара по складу, кадровые перемещения, и прочие подобные события.

Типичными примерами видов документов являются такие документы, как "Приходная накладная", "Расходная накладная", "Чек", "Расходный кассовый ордер " и так далее. Каждый вид документа предназначен для отражения своего типа событий.

Данные, вводимые в документ , обычно содержат информацию о происшедшем событии: например, в накладной - информацию о том, с какого склада,

каких товаров и сколько отгружено; в приказе о приеме на работу

- информацию о сотруднике, оклад, другие сведения.

Кроме собственно записи, для документа весьма важным свойством

является его проведение.

При проведении документ может отразить зафиксированное им событие в механизмах, реализуемых компонентами.

Состав документа

У документа есть экранная форма - Диалог.

Именно его видит пользователь на экране.

Документ обычно имеет печатную форму. Печатная форма документа - это фактически отчет, формируемый обычно из формы открытого документа и содержащий сведения из этого документа.

Проведение документа

Некоторые документы могут проводиться.

С точки зрения пользователя, "провести" документ означает "пустить его в дело". Например, при проведении документа "Приходная накладная "сработает модуль этого документа,

который в "приходует" (увеличивает) остаток товара на складе.

Реквизиты документа

Каждый вид документа может иметь неограниченное количество

реквизитов в шапке и в многострочной части.

Для документа создается форма ввода — экранный диалог.

Термин "шапка" — достаточно условный и может

относиться не только к реквизитам документа,

которые физически находятся в верхней части бумажного бланка документа. Поэтому, в наиболее общем случае, реквизитом заголовочной части

будет считаться любой реквизит, который встречается в документе

только один раз. Табличная часть документа представляет

собой список однотипных строк с информацией.

Например, в уже упоминавшейся приходной накладной табличная часть

— это перечень товаров или услуг, подлежащих приему (перемещению).

Помимо наименований, табличная часть документа может содержать также разнообразную дополнительную информацию — стоимость товаров или услуг, количество, объем, вес и многое другое.

В большинстве случаев табличная часть используется

для формирования общей суммы документа.

Все документы имеющие табличную часть - могут заполняться как при помощи сканера штрихкода так и подбором из справочников.